Grupper

En grupp är en lista över personer — medlemmar, styrelsen, en träningsgrupp, de fyra som hyr enhet B på tisdagar. Du använder gruppen för att bestämma vem som kan boka en uthyrningstid eller en uthyrningsenhet, och vem som får rabatt. Den som står på listan får det automatiskt, utan att skriva in något.

Grupp eller klubbkod?

Klubbkoder fungerar som förut, och de två löser olika problem:

	Klubbkod	Grupp
Vem får tillgång	Alla som känner till koden	Personerna på listan
Om koden läcker	Alla som får e-posten vidarebefordrad är inne	Ingenting — det finns ingen kod att dela
Ta bort en person	Byt kod och skicka den nya till alla andra	Ta bort en rad
Utgång	Ett datum för hela koden	Eget datum per person
Vem har tillgång just nu?	Omöjligt att veta	Står i listan
För kunden	Måste skriva koden i varukorgen varje gång	Automatiskt

Använd grupper för personer du känner: medlemmar, styrelsen, fasta hyresgäster, en rabattnivå. Använd klubbkoder för det en kod faktiskt är bra på: gästtillgång, en kod på en affisch, en kampanj.

Har du inget behov av grupper behöver du inte göra något — inget ändras förrän du slår på modulen.

Inställningen i fem steg

1. Slå på modulen under Anläggning → Moduler.
2. Skapa gruppen under Grupper.
3. Lägg till medlemmar — direkt, med en e-postlista eller med en inbjudningskod.
4. Använd gruppen på uthyrningstider, uthyrningsenheter eller biljettgrupper.
5. Kontrollera att gruppen används där du tror.

Steg 1 — slå på modulen

Gå till Anläggning, öppna Moduler och slå på Grupper under Kärnfunktionalitet. Klicka på Spara längst ner på sidan.

Sektionen Grupper dyker då upp i adminmenyn och på adminstartsidan.

Steg 2 — skapa gruppen

Gå till Grupper och klicka på Lägg till grupp. Fyll i:

Fält	Exempel
Namn	Medlem 2026
Slug	Lämna tom — fylls i automatiskt
Beskrivning	Betalt medlemskap för 2026
Aktiv	på

Klicka på Lägg till och sedan Spara längst ner på sidan. Gruppen sparas inte förrän du har klickat på Spara.

Namnet är det kunderna ser — på låsta tider, på rabattraden i varukorgen och under Mina grupper på Min Side. Välj något du är bekväm med att visa offentligt.

Steg 3 — lägg till medlemmar

Klicka på Välj grupp på raden. Under listan öppnas en panel, Medlemmar i …, med tre sätt att lägga till personer.

Fyll i Gäller till och Anteckning först

Gäller till och Anteckning överst i panelen gäller alla du lägger till efteråt, oavsett sätt. Fyll i dem innan du lägger till personer. Vill du ha olika datum, lägg till en omgång i taget.

Sök på namn eller e-post hittar användare som har besökt din anläggning förut. Skriv minst två tecken och klicka på Lägg till vid träffen. Står det Redan medlem är personen redan med.

Lägg till med e-postadress tar en lista, en adress per rad (komma och semikolon fungerar också). Klistra in din medlemslista och klicka på Lägg till:

• Adresser som hör till en användare på anläggningen blir medlemmar direkt.
• Adresser utan användare här blir inbjudningar. Medlemskapet ligger klart och blir aktivt första gången personen loggar in på anläggningen med adressen bekräftad. Inbjudningarna står under Väntande inbjudningar längre ner.

Sökningen hittar bara dina egna användare

Sökningen och e-postlistan tittar bara på användare som har besökt din anläggning, inte på alla Velpr-användare. Har någon ett Velpr-konto från en annan anläggning men aldrig besökt din, bjuds de in — och får medlemskapet första gången de kommer in.

Inbjudningskod — när du inte har e-postadresserna

Under medlemslistan finns Inbjudningskoder. En inbjudningskod är en text du delar ut, till exempel i e-postmeddelandet om medlemskap. Den som skriver in den på Min Side blir medlem — en gång, och sedan är koden förbrukad för den personen.

Klicka på Lägg till inbjudningskod, fyll i, klicka på Lägg till och sedan Spara under kodlistan.

Fält	Exempel
Kod	MEDLEM2026
Max antal användningar (0 = obegränsat)	0
Koden gäller från / till	tomt
Medlemskap gäller till	01.04.2027

Kunderna kallar detta en gruppkod — det är det som står på Min Side. Använd det ordet när du skriver till medlemmarna.

Koden skiljer på stora och små bokstäver

MEDLEM2026 och medlem2026 är två olika koder. Skriv koden exakt likadant i e-postmeddelandet som i fältet.

Steg 4 — använd gruppen

En grupp gör ingenting förrän den används någonstans. Du kan använda den på tre sätt och kombinera dem fritt.

Reservera en uthyrningstid för gruppen

Gå till Uthyrning → Uthyrningstider. Lägg till en rad för tiderna som ska vara reserverade för gruppen, till exempel bane2@tir@18-22, och öppna sektionen Åtkomst och status. Kryssa i gruppen under Endast för grupperna.

Klicka på Lägg till och Spara längst ner på sidan.

Andra ser tiderna gråa, med gruppnamnet där aktiviteten vanligtvis står. Vill du inte visa gruppnamnet offentligt, skriv en annan text i Alt. text när låst av grupp, till exempel Uthyrd.

Radernas ordning gäller fortfarande

Första raden som passar tid och plats vinner. Raden som reserverar enhet B på tisdagar måste ligga ovanför den allmänna raden för alla enheter, annars används den aldrig. Nya rader läggs överst.

Gör en hel uthyrningsenhet privat

Gå till Uthyrning → Uthyrningsenheter, klicka på pennan vid enheten och kryssa i gruppen under Endast för grupperna. Enheten försvinner då helt ur tidsväljaren för alla som inte är med. Använd detta bara när enheten verkligen är privat — annars är det bättre att reservera uthyrningstiderna, så att andra ser att enheten används.

Ge gruppen rabatt

På uthyrningstider: öppna raden under Uthyrning → Uthyrningstider, gå till Rabatter och tilläggspriser, kryssa i gruppen under Rabatt för grupperna och ställ in Rabattyp och Rabattvärde.

På evenemang: öppna evenemanget, gå till Biljetter och fyll i samma tre fält på biljettgruppen.

Med 20 och Procent betalar en medlem 240 kronor för en tid för 300 kronor. Med 300 och Fast belopp betalar en medlem 900 för en kursplats för 1200.

Rabattfälten visar gruppens slug, inte namnet — medlem-2026, inte Medlem 2026.

Steg 5 — kontrollera

Gå tillbaka till Grupper, klicka på Välj grupp och titta på Var gruppen används längst ner. Där står varje uthyrningstid och varje uthyrningsenhet som är reserverad för gruppen.

Rabatter visas inte i ”Var gruppen används”

Listan tar bara med Endast för grupperna. En grupp som bara används för rabatt står som ”Gruppen används inte någonstans. Den kan tryggt tas bort.” — även om rabatten används fullt ut. Kontrollera dina rabatter innan du tar bort en grupp.

Du ser samma sak som kunderna

Är du admin men inte med i gruppen ser även du tiderna som gråa och Otillgänglig, och privata uthyrningsenheter visas inte för dig i tidsväljaren. Ska du boka åt en medlem, lägg till dig själv i gruppen först.

Exempel — medlemmar och fasta hyresgäster

En anläggning där bara medlemmar kan boka, och där fyra av dem hyr enhet B fast på tisdagskvällar:

1. Slå på Grupper.
2. Skapa Medlem 2026 och Hyresgäster enhet B.
3. Klistra in medlemslistan i Medlem 2026, med Gäller till satt till dagen efter årsmötet. Lägg in de fyra hyresgästerna i Hyresgäster enhet B.
4. Sätt Endast för grupperna = Medlem 2026 på de allmänna uthyrningstiderna.
5. Lägg till en rad bane2@tir@18-22 överst med Endast för grupperna = Hyresgäster enhet B.
6. Låt den gamla klubbkoden leva en övergångsperiod, och ta bort den när ingen har använt den på ett tag.

Nästa år skapar du Medlem 2027 och klistrar in den nya listan — ingen kod att byta, inget e-postmeddelande med ny kod till alla.

Värt att veta

• Gäller till är början av dagen. Ett medlemskap med Gäller till 31.12.2026 slutar vid midnatt natten till 31 december. Vill du ha med hela nyårsafton, sätt 01.01.2027.
• Förläng ett medlemskap genom att klistra in adressen igen under Lägg till med e-postadress med nytt Gäller till. Den gamla raden ersätts, den dupliceras inte.
• Att ta bort någon påverkar inte bokningar de redan har gjort. Medlemskapet kontrolleras när tiden bokas, inte senare.
• Aktiv av döljer gruppen från kryssrutelistorna i Uthyrning och på evenemang. Den stoppar inget som redan är inställt: tider förblir reserverade, rabatter gäller och inbjudningskoder fungerar. Vill du stoppa nya medlemmar, ta bort koden.
• Ändra inte slugen efter att gruppen används för rabatt. Rabatten är knuten till slugen. Ändrar du den slutar rabatten fungera tills du kryssar i gruppen igen i rabattfälten.
• Tar du bort en grupp tas alla medlemskap i den bort. Tider som var reserverade för gruppen blir reserverade för ingen — de öppnas inte för alla. Ta bort Endast för grupperna från raderna först om du vill öppna dem.
• Grupper gäller en anläggning. Har klubben två anläggningar i Velpr har den två uppsättningar grupper.

Se fältreferensen för vad varje fält gör, och Grupper för vad kunderna ser.